ERP für Agenturen: Projekte, Zeiten, Marge

4 Dinge, die in den ersten Wochen spürbar besser laufen

Kein monatelanges Mammutprojekt – sondern schnelle, konkrete Verbesserungen. Alles nativ mit Microsoft Business Central.

Erstgespräch anfragen

Projekt-Profitabilität auf Knopfdruck

Marge pro Projekt, pro Kunde und pro Team live sehen – Budget vs. Ist, laufende Projektkosten und tatsächliche Marge. In einem System statt in einer Excel-Tabelle, die einmal im Monat jemand manuell befüllt.

Von der Zeiterfassung¹ zur Rechnung – ohne Copy & Paste

Zeiten buchen, freigeben, in die Rechnung übernehmen. Per Klick, nicht per Export-Import-Korrektur-Schleife. Rechnungen in Minuten statt Tagen.

Auslastung und Kapazität auf einen Blick

Wer hat Kapazität? Wer ist überbucht? Wo sitzen Leute auf der Bank? Kapazitäten, Stundensätze und Verfügbarkeiten zentral steuern – damit Sie Projekte belastbar planen, nicht nach Bauchgefühl.

Retainer und wiederkehrende Leistungen sauber abrechnen

Laufzeiten, Intervalle und periodische Rechnungen zentral verwalten. Damit kein Retainer vergessen wird und die wiederkehrenden Einnahmen pünktlich fließen.

Für Agenturen und Dienstleister ab 15 Mitarbeitende, die ihre Marge kennen wollen

Digital-, Marketing-, IT-, Kommunikations- und Beratungsagenturen, Ingenieurbüros, HR-Dienstleister – wenn Sie projektbasiert arbeiten, mit Freelancern zusammenarbeiten und am Ende des Monats wissen wollen, was wirklich hängen geblieben ist, dann ist das hier für Sie.

Ihre Daten leben in 5+ Tools – und die echte Marge kennt nur die Excel-Tabelle, die jemand manuell pflegt
Von der gebuchten Stunde bis zur Rechnung vergehen Tage oder Wochen statt Minuten
Freelancer-Kosten, interne Stunden und Kundenumsatz kommen nirgendwo sauber zusammen

Kommt Ihnen das bekannt vor?

„Unsere Projektmarge? Keine Ahnung – das wissen wir erst beim Jahresabschluss.“ Weil Zeiten in Harvest stehen, Freelancer-Kosten in Excel und die Rechnungen in Lexware. Nichts davon spricht miteinander.
„Am Monatsende sitzt jemand zwei Tage lang an den Rechnungen.“ Zeiten exportieren, prüfen, korrigieren, ins Rechnungstool übertragen. Jeden Monat dasselbe Spiel.
„Wir wissen nicht, wer nächste Woche Kapazität hat.“ Ressourcenplanung per Slack-Nachfrage: ‚Hast du noch Luft?‘ Das skaliert nicht.
„Unsere Retainer-Abrechnung ist ein Zettelkasten.“ Wer hat welchen Retainer, wann wird abgerechnet, was ist schon fakturiert? Steht in drei verschiedenen Tabellen.
„Freelancer-Kosten ordnen wir keinem Projekt zu.“ Die Rechnung wird bezahlt, aber niemand weiß, ob das Projekt trotzdem profitabel war.
„Unsere BWA stimmt, aber unsere Projektmarge kennen wir trotzdem nicht.“ Weil die Buchhaltung in Lexware/DATEV¹ lebt und die Projekte in Asana/Monday – und dazwischen ist ein Loch.

Die ehrliche Antwort: MOCO, Productive und Co. sind gute Tools. Aber irgendwann reichen sie nicht mehr.

Wenn Sie 10 Leute sind und hauptsächlich Stunden tracken und Rechnungen schreiben wollen, sind spezialisierte Agentur-Tools genau richtig.

Aber wenn Ihr Betrieb wächst, wird es kompliziert:

Sie brauchen eine echte Finanzbuchhaltung – nicht nur Rechnungen schreiben, sondern BWA, Liquiditätsplanung, Kostenstellenauswertung.
Sie haben Freelancer und Externe, deren Kosten sauber ins Projekt gehören.
Sie arbeiten mit internationalen Kunden und brauchen Fremdwährungs-Rechnungen.
Sie wollen Retainer, Projekte und Festpreise in einem System abbilden – nicht in dreien.
Sie wollen ein Reporting, das Finance und Operations zusammenbringt – nicht zwei getrennte Welten.

Microsoft Business Central ist kein Agentur-Tool. Es ist das operative Rückgrat, das Ihre Agentur zusammenhält – auch wenn Sie morgen 50 oder 100 Mitarbeitende sind.

Wir richten es ein. Wir verbinden es. Wir kümmern uns darum.

Die meisten ERP-Einführungen laufen so: Beratung, Setup, Schulung, Tschüss. Drei Monate später nutzt es keiner richtig. Wir machen das anders.

Microsoft Business Central – Ihr operatives Rückgrat

Projekte, Ressourcen, Zeiterfassung¹, Abrechnung, Einkauf und Finance – in einer Software. Keine Insellösungen, keine Schnittstellen, die niemand pflegt.

Verbunden mit Ihren bestehenden Tools

Ihr Projektmanagement-Tool (Asana, Monday, Jira), Ihr CRM (HubSpot, Salesforce), Ihre Kommunikation (Teams, Slack) – bleibt. Aber die Daten fließen automatisch nach Business Central, wo sie zusammenlaufen.

KI-gestützte Assistenz – wo es wirklich hilft

Aus Ihren bisherigen Angeboten automatisch einen Entwurf für neue Projekte generieren. Meeting-Protokolle zusammenfassen und Aufgaben extrahieren. Nicht als Spielerei, sondern als echte Zeitersparnis.

Quartals-Reviews und kontinuierliche Verbesserung

Alle drei Monate: Was läuft, was klemmt, was optimieren wir? Ihr System wird mit Ihrer Agentur besser, nicht schlechter.

Das Ergebnis: Weniger Tools, die nicht miteinander reden. Ein System, das alles zusammenhält. Und jemand, der sich dauerhaft darum kümmert.

So verändert sich Ihr Alltag

Bereich	Vorher	Nachher
Projekt-Marge	Excel-Tabelle, die jemand manuell pflegt – wenn überhaupt	Live-Ansicht pro Projekt, Kunde und Team – Budget vs. Ist auf Knopfdruck
Zeiterfassung¹ → Rechnung	Zeiten exportieren, prüfen, korrigieren, ins Rechnungstool übertragen	Zeiten buchen → freigeben → Rechnung erstellen. Ein Fluss.
Abrechnungsfähige Stunden	Keine Ahnung, wie viele Stunden wir tatsächlich abrechnen können	Billable vs. Non-Billable pro Mitarbeiter und Projekt – auf einen Blick
Freelancer & Externe	Rechnungen werden bezahlt, aber keinem Projekt zugeordnet	Externe Kosten pro Projekt erfassen, in der Marge berücksichtigen
Retainer	Tabelle mit Laufzeiten, manuelle Erinnerung, vergessene Abrechnungen	Automatische Fakturierung, Übersicht über alle laufenden Verträge
Durchlaufende Kosten	Media-Budget und Lizenzen vermischen sich mit eigenem Umsatz	Sauber getrennt – für eine ehrliche Marge und korrekte BWA
Auslastung & Kapazität	Slack-Nachfrage: „Hast du noch Luft?“	Kapazitätsübersicht nach Rolle und Verfügbarkeit
Reporting	Excel-Basteln, einmal im Monat, veraltet wenn fertig	Power BI Dashboards – Marge, Auslastung, Pipeline. Live.
Finance / BWA	Buchhaltung in Lexware/DATEV¹, Projekte in Asana – dazwischen ein Loch	Alles in einem System, DATEV-Export¹ für den Steuerberater inklusive

Ihre Lieblings-Tools bleiben. Das Chaos geht.

Wir ersetzen nicht alle Ihre Tools. Wir schaffen das Rückgrat, in das die wichtigsten Tools sauber integriert werden. Was bleibt: Ihr Projektmanagement, Ihre Kommunikation. Was verschwindet: Die Excel-Tabelle, die alles zusammenhält.

Kategorie	Tools
Projektmanagement	Asana, Monday, Jira, ClickUp
CRM	HubSpot, Salesforce, Pipedrive
Kommunikation	Microsoft Teams, Slack
Zeiterfassung¹	Direkt in BC – oder Anbindung bestehender Tools
Buchhaltung/StB	DATEV-Schnittstelle¹, ELSTER
Reporting	Power BI (nativ integriert)

Welche Integrationen für Sie sinnvoll sind, klären wir im Erstgespräch. Nicht alles auf einmal – sondern das, was sofort den größten Effekt hat.

Vom Erstgespräch zum laufenden System – ohne dass Ihr Team wochenlang ausfällt

1. Erstgespräch – kostenlos, 30–45 Minuten
Welche Tools nutzen Sie heute? Wo sind die größten Reibungsverluste? Was muss zuerst besser werden? Kein Pitch, sondern ehrliche Bestandsaufnahme.
2. Die wichtigsten Prozesse zuerst – in 6–8 Wochen
Typischerweise: Projektstruktur, Zeiterfassung¹ und Abrechnung. Parallel zum Tagesgeschäft, ohne dass Ihr Team wochenlang ausfällt. Nicht alles auf einmal – sondern das, was sofort spürbar hilft.
3. Go-Live mit Netz und doppeltem Boden
Schulung für Ihr Team, Checklisten, und wir sind da, wenn es hakt. Kein Sprung ins kalte Wasser.
4. Laufende Betreuung
Feste Ansprechpartner, Quartals-Reviews, kontinuierliche Verbesserung. Wenn sich Ihre Agentur verändert, passt sich das System an.

Klare Spielregeln – damit es für beide Seiten fair ist

Monatliche Pauschale – kein stundenweises Abrechnen, keine Überraschungsrechnungen
Feste Ansprechpartner – Sie reden immer mit jemandem, der Ihr System und Ihre Prozesse kennt
Feste Reaktionszeiten bei Problemen – wenn es klemmt, sind wir erreichbar
Klare Abgrenzung, was drin ist und was nicht – transparent für beide Seiten

Unsere monatlichen Pauschalen starten bei 1999 € – abhängig von Umfang des gewählten Pakets. Im Erstgespräch geben wir Ihnen eine konkrete Einschätzung.

Häufige Fragen

Nein. Business Central wird Ihr operatives Rückgrat für Projekte, Zeiten, Abrechnung und Finance. Ihre Lieblings-Tools für Projektmanagement und Kommunikation bleiben – aber die Daten fließen automatisch zusammen, statt in Silos zu liegen.

Diese Tools sind hervorragend für reine Projektsteuerung und Zeiterfassung¹. Wenn Sie aber eine vollständige Finanzbuchhaltung brauchen, mit Freelancern arbeiten, internationale Kunden mit Fremdwährungs-Rechnungen haben oder über 30–40 Mitarbeitende hinauswachsen, stoßen sie an Grenzen. Business Central ist die Plattform, die mit Ihnen skaliert.

Ja. Externe Kosten werden direkt dem Projekt zugeordnet und in der Margenberechnung berücksichtigt. So sehen Sie die echte Profitabilität – nicht nur den Umsatz.

Ja. Sie sehen pro Mitarbeiter und pro Projekt, wie viele Stunden billable und wie viele intern waren. Damit kennen Sie Ihre echte Auslastung, nicht nur die gebuchten Stunden.

Durchlaufende Posten werden sauber vom eigenen Umsatz getrennt gebucht. Ihre BWA und Ihre Projektmarge zeigen dann das, was sie zeigen sollen – Ihre echte Wertschöpfung.

Wir arbeiten mit monatlichen Pauschalen – keine Stundenabrechnungen, keine versteckten Kosten. Die Pauschale hängt von Teamgröße und Umfang ab. Im Erstgespräch geben wir Ihnen eine konkrete Einschätzung.

Die ersten Kernprozesse stehen nach 6–8 Wochen – parallel zu Ihrem Tagesgeschäft. Den vollen Umfang bauen wir über die ersten Monate gemeinsam auf.

Dann haben Sie ein sauber eingerichtetes, dokumentiertes System. Sie können mit uns weitermachen, zu einem anderen BC-Partner wechseln oder es selbst betreiben. Kein Vendor-Lock-in, keine Datengeiselhaft.

Ja. Business Central liefert alle Buchungsdaten; für die standardisierte DATEV-Übergabe wird üblicherweise ein Connector oder Export eingerichtet.¹

Ja. Multi-Currency ist nativ in Business Central enthalten – inkl. automatischer Kursdifferenzbuchung. Für Agenturen mit internationalen Kunden ein echtes Plus.

Lassen Sie uns sprechen

In 30–45 Minuten klären wir, ob und wie sich Ihr Tool-Stack konsolidieren lässt – und ob Business Central für Ihre Agentur der richtige nächste Schritt ist. Kein Verkaufsgespräch, sondern eine ehrliche Bestandsaufnahme.

Kontaktpersonen

Timo Koenig

Geschäftsführer & Gründer

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